Veelgestelde vragen

Een platform waarmee publieke organisaties snel een eigen publieksassistent configureren en publiceren op hun website. De assistent beantwoordt vragen van bezoekers op basis van door de organisatie geselecteerde bronnen. Het platform is uitsluitend bedoeld voor externe publieksassistenten, niet voor interne toepassingen.

Het platform is geschikt voor organisaties met een publieke of maatschappelijke taak: gemeenten, waterschappen, provincies, omgevingsdiensten, recreatieschappen, veiligheidsregio's, gemeenschappelijke regelingen, uitvoeringsorganisaties, fondsen, welzijnsorganisaties en culturele instellingen. Het platform past zich aan op het organisatietype dat u kiest tijdens de intake.

De intake duurt ongeveer 15 minuten. Daarna genereert het platform automatisch uw assistent. Na een testronde en een interne review kunt u de assistent live zetten. De doorlooptijd hangt af van de inrichting, controles, interne goedkeuring en ondertekening.

Berichten worden gecontroleerd op BSN's, rekeningnummers, e-mailadressen en telefoonnummers. Berichten die dergelijke gegevens bevatten worden geblokkeerd voordat de AI ze verwerkt. Persoonsnamen worden apart herkend en vervangen door een neutrale aanduiding. Adresgegevens worden niet automatisch gefilterd. Voer daarom geen persoonlijke of vertrouwelijke informatie in. Uw organisatie blijft verantwoordelijk voor een passende grondslag, informatie aan bezoekers en beoordeling van de inzet.

De assistent kan in verschillende talen antwoorden op basis van dezelfde geselecteerde bronnen. Test de kwaliteit voor de talen die belangrijk zijn voor uw doelgroep.

U kunt documenten, links, APV's, verordeningen, beleidsstukken en andere publiek toegankelijke informatie uploaden. Grote documenten zoals bundels en besluitenverzamelingen zijn toegestaan. De assistent gebruikt alleen de relevante delen op basis van de vraag die een inwoner stelt.

Upload bij een nieuw document de bijgewerkte versie en verwijder of deactiveer de oude bron. Controleer na verwerking met een voorbeeldvraag of de juiste informatie wordt gebruikt.

Bestaande websitebronnen worden periodiek gecontroleerd. Werk belangrijke wijzigingen ook zelf bij en controleer de verwerking. Scan de website opnieuw om nieuwe pagina’s te vinden en als bron toe te voegen.

Het platform combineert Europese hosting (Clever Cloud, Parijs) met Azure OpenAI voor het taalmodel en Microsoft Entra ID voor authenticatie, technologie die al jaren breed vertrouwd is binnen de publieke sector en is ingericht met aandacht voor hoge eisen rond beveiliging, privacy en compliance.

U ontvangt na de intake een voorstel met de kosten, looptijd en eventuele proefafspraken. Voor een pilot bespreken we de voorwaarden persoonlijk. De dienstverlening start volgens de afspraken in de ondertekende overeenkomst.

Het aanvalsoppervlak is bewust beperkt. De assistent heeft geen directe toegang tot zaaksystemen, klantdossiers of interne netwerken. Beveiliging blijft daarbij een continu proces, waarbij technische en organisatorische maatregelen worden ingezet om risico's te beperken.

Bevoegde beheerders van uw organisatie kunnen vragen en antwoorden bekijken. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk afgeschermd, maar volledige anonimiteit is niet gegarandeerd. Beperk de toegang tot medewerkers die deze nodig hebben. Raadpleeg de privacyverklaring voor verdere uitleg.

Het platform hanteert een streefnorm van 99% beschikbaarheid per maand. Bij een storing schakelt de widget automatisch over op een vast fallback-antwoord, wanneer de widget nog bereikbaar is. Bij een volledige storing kan ook de widget tijdelijk onbereikbaar zijn.

Er zijn drie publicatievormen: sitebreed, op een specifieke themapagina of op een aparte assistentpagina. Na publicatie ontvangt u een widget-code die u op uw website plaatst. De assistent is daarna direct beschikbaar voor uw bezoekers.

Ja. Via het beheerpaneel stelt u het logo en de kleuren van uw organisatie in. Deze gelden voor alle assistenten van uw organisatie en worden automatisch toegepast op de widget.

De assistent beantwoordt uitsluitend vragen op basis van de bronnen die uw organisatie heeft aangeleverd. Kan er geen relevant antwoord in die bronnen worden gevonden, dan geeft de assistent dit eerlijk aan in plaats van te gokken en verwijst waar mogelijk door naar een contactpagina van uw organisatie.

Vanaf februari 2025 zijn publieke organisaties verplicht om medewerkers te trainen in AI-geletterdheid. Dit volgt uit de Europese AI Act. Het platform sluit hierop aan door medewerkers actief te betrekken bij keuzes over bronnen, doelgroepen en grenzen van de assistent.

Voor alle publieke organisaties, of u nu een gemeente, waterschap, provincie, omgevingsdienst, recreatieschap, veiligheidsregio, GGD of jeugdzorgorganisatie bent: het platform past zich aan op uw organisatietype, uw domeinen en uw lokale context.

Voor vragen over het beheerpaneel verwijzen wij u naar de handleiding. Hierin vindt u stap-voor-stap uitleg over bronnen beheren, de assistent testen, publicatie-instellingen en meer.