Juridisch
Privacyverklaring PubliekChat
Laatst bijgewerkt: 10 september 2026
Wie zijn wij?
Policy AI Assist (aanbieder van PubliekChat)
Atoomweg 2, 1627 LE Hoorn
KVK: 88843564
hallo@overheidschat.nl
Wie is verantwoordelijk?
De aangesloten organisatie bepaalt het doel en de grondslag van het gebruik van haar publieksassistent. Wij verwerken gegevens daarbij in haar opdracht. Voor onze eigen bedrijfsvoering, zoals contact over onze dienstverlening, zijn wij zelf verantwoordelijk. Raadpleeg ook de privacyinformatie van de organisatie die de assistent aanbiedt.
Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:
- Naam, functie en e-mailadres van beheerders van aangesloten organisaties
- Vragen en antwoorden van bezoekers die de publieksassistent gebruiken, vastgelegd in een technisch logboek ten behoeve van controleerbaarheid, kwaliteitsbewaking en verantwoording. Berichten worden gecontroleerd op BSN's, rekeningnummers, e-mailadressen en telefoonnummers. Berichten die dergelijke gegevens bevatten worden geblokkeerd voordat de AI ze verwerkt. Persoonsnamen worden apart herkend en vervangen door een neutrale aanduiding. Adresgegevens worden niet automatisch gefilterd.
- Geanonimiseerde gebruiksstatistieken van de publieksassistent
Welke gegevens vragen wij niet?
Voer deze gegevens niet in. Filters beperken de verwerking, maar sluiten onbedoelde invoer en herkenbaarheid niet volledig uit.
- Namen, BSN's, e-mailadressen, telefoonnummers en IBAN's van inwoners in chatberichten
- Bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens
Waarom verwerken wij deze gegevens?
- Voor de levering van het PubliekChat-platform
- Voor het versturen van bevestigingen en updates
- Voor de beveiliging van het platform
- Voor beantwoording van vragen, kwaliteitscontrole en inzicht in onderwerpen, in opdracht van de aangesloten organisatie
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
- Beheerdergegevens: duur van de overeenkomst + 30 dagen
- Audit logs: 3 jaar
- Vragen en antwoorden: in het platform is een technische termijn van vijf jaar ingesteld. De aangesloten organisatie moet onderbouwen welke bewaartermijn voor haar inzet noodzakelijk is. Een kortere termijn vraagt aanvullende afspraken over verwijdering; vijf jaar is geen algemene wettelijke bewaarplicht.
- Niet-voltooide intake-concepten: 90 dagen
Uw rechten
Afhankelijk van de verwerking heeft u recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Voor vragen aan een publieksassistent kunt u terecht bij de organisatie die deze aanbiedt. Voor onze eigen gegevensverwerking neemt u contact op via hallo@overheidschat.nl.
Klachten
U kunt een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Beveiliging
Wij gebruiken onder meer versleutelde verbindingen en toegangscontrole. Het leveranciersoverzicht in de verwerkersovereenkomst beschrijft verwerkingslocaties. Europese hosting sluit eventuele doorgifte of toegang van buiten Europa niet automatisch uit.